60歳を超えて新しいライフハック(質や効率を上げるための仕事術)を考えるのもなかなかしんどいけれど、ITの世界は日進月歩、いや秒進分歩で進んでいるので何とかついていこうと努めてはいる。

ということで、現在の私のライフハックをITを中心としてご紹介。ツールを選ぶにあたっては以下の方針を立てている。
・情報をなるべく一か所に集める
・別々のツールを連動させられる
・PC、スマホ、タブレットなどどのデバイスからでもアクセスができる

ただ、ここでのご紹介はあくまで私が試してみて自分になじんだやり方なので、万人に合うわけではない。また多くのツールは無料で使っているが、必要に応じて有料サービスを使うようにしている。

アイデア・キーワードの一次定着

まず、本を読んで気になったキーワードやウェブで拾った情報などをもとにA4の発想シートに手描きでまとめる。端からデジタルにという向きもあるだろうが、そこはアナログの良さも使うようにしている、
私の20年来の広報の大師匠はA3のペラ紙にいろいろな色を使って発想するようにされているそうだけれど、持ち運びを考えて私はA4サイズにしている。

ある程度の紙質とおしゃれ感も大事かなとmarumanの Mnemosyne N181Aというリングノートを使っている。

手描きしたメモは後述のメモアプリにスキャンして保存するようにする。

情報ストック(メモアプリ)EVERNOTE

メモアプリは情報集約のツールとして道具のように手になじませる必要がある。ITの進化に従って新しいものがどんどん出てくるし、それぞれ機能や使い勝手が違うので、まずは無料で試してみて決めた方がいい。

ということで私がメインに使っているのはEVERNOTE。今となってはさほど新しい機能が備わっているわけでもないけれど、10年以上使っていてストックした情報を移行させるのも面倒なので、そのまま使っている。政府資料やイベントやフォーラムで配布された発表資料など、PDFでダウンロードしたファイルもパソコンではなく、すべてこのウェブサービスに入れている。会議中に資料が見たくなったらスマホからもアクセスできるので便利。

ノートブックとタグ

EVERNOTEは整理の方法として、「ノート」という基本単位のページを「ノートブック」と「タグ」という範疇分けをするようになっている。
ノートブック1冊の中に複数のノートがあり、タグは付箋と考えればよいだろう。1つのノートはどれかのノートブックに所属し、タグは複数追加できる。

このノートブックとタグの設定がのちの使い勝手を左右する。単純に「仕事」「個人」「メモ」のノートブックを立ててタグを付けてもいいが、ちょっとおおざっぱすぎるので、私はノートブックが21、タグが90あまりに分けている。ノートブックは所属する組織名を基本として、コンサルティング、フェアトレード、福祉、趣味など比較的たくさんのノートを作るであろうテーマを設定し、タグはイベントやノートブック間を横断的になりそうなイシューにしている。

画像はEVERNOTEサイトからお借り

例えば、SDGsはシャプラニールにもHātWorkにもフェアトレードにも関係するので、当該のノートブックにノートを入れて、SDGs自体はタグにする。こうしておけば、SDGsのタグを開くとすべてのノートブックを横断してSDGsに関係するノートが見られる。もちろん人によってはSDGsをノートブックにして17の目標をタグにしたりすることもあるだろう。

クリッピング
気になったウェブの記事はブラウザ上からワンタッチでクリップできるので、時間ができたときに後から読むこともできる。

ウェブ以外にも「Scannable」というスマホのアプリを使えば、名刺や手描きメモなどもノートにできるし、名刺はデータをそのままスマホのアドレス帳に登録することもできる。

検索は優秀
ノートブックやタグを使って情報を整理するもよし、直感的に使える強力な検索機能を活用するもよし。有料版だとPDFの中味も検索できる。

そのほか、グループでノートを共有する機能やTODO、Googleカレンダーとの連動、メールを転送してノートを作るなど機能は豊富なので目的に応じて作りこめばいい。

ほかにも最近次世代メモアプリとして人気急上昇してきたNotionやMicrosoft365にもビルドインされていてOffice製品との親和性が高い OneNote などいろいろと出ている。


タスク管理 Nozbe

タスク管理はGoogleTODO、グループ管理が得意な「Trello」など、今どきはいくらでも無料もしくは安価で使えるツールが多いが私は「Nozbe」を使っている。

Nozbeは、一時期流行ったGTD(Getting Things Done)というタスクやプロジェクトを整理して管理する仕組みに従って設計されているアプリ。要はタスクを細かくブレイクダウンすることで、すぐすべきこと、後に回せることを明確にして毎週、タスクのレビューをするというやり方で、例えば「オンライン講座を企画」というような案件を思いつく限りのタスクに細分化する。おそらく単発の講座でも100近いタスクに分けられるだろう。各タスクに必要時間と〆切を付けて見える化する。

Evernoteのノート、GoogleやMicrosoft365のドキュメント、 オンラインストレージのDropboxやBoxファイルなどと各タスクを紐づけることもできるし、Googleカレンダーとも同期できる。

GTDについてはこちらがわかりやすい
GTDで仕事効率化

コミュニケーションツール

最近はオンラインコミュニケーションツールを使うことが増えてきて、組織内や仲間内だとメールの流量がめっきり減ってきた。メールだとスレッド管理をしていても後追いが難しいが、こうしたツールだとテーマごとにチャンネルを作ってその中で議論できるし、ファイルもそれぞれのチャンネルで添付できるので一括管理できる。

ただ、組織やグループによって採用するツールが異なったりするので、たくさんのアプリを入れる必要があるし、それぞれのメンバーのITリテラシーに依るので、導入は慎重に検討した方がいい。以下、私が使っているもののみになるが簡単にご説明。

LINEグループ:ほとんどの人が使っているので開設しやすいが、情報が流れてしまうことと、ファイルや画像の保存期間が短い。ZOOMのようにオンライン会議も可能。

LINEワークス:話題別に部屋を設けられるし多機能。個人のアカウントでも新たなアカウントでも使えるので便利。無料で使うには制限あり。LINEとは別アプリが必要。ZOOMのようにオンライン会議も可能。

Microsoft Teams:話題別に部屋を設けられるし多機能。無料で使うには制限あり。PCならブラウザでも使えるが基本はアプリが必要。Officeアプリとの親和性が高い。無料版でも100名までのオンライン会議もできる。

Slack(スラック):話題別に部屋を設けられるし多機能。無料で使うには制限あり。PCならブラウザでも使えるが基本はアプリが必要。ZOOMのようにオンライン会議も可能。

Facebookグループ:メンバーがアカウントを持っていないと使用できないが手軽。公開型で使う場合が多い。

Facebookメッセンジャーグループ:上記同様アカウントがないとアクセスできない。話題別の議論はしにくい。ZOOMのようにオンライン会議も可能。

以上、最新とは言えず、むしろローテクになるかもしれないが、自分が実際使っているものをご紹介。この年になるとなかなか新しいものを使いこなすというところまでは難しいが、なるべく頭を柔らかくしてライフハックは志していきたい。

いろんなライフハックの情報サイト


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